So sorgt coderis für mehr Ruhe in der Disposition

Wenn einfache Informationen zur Warteschlange werden

Ein einzelner Anruf wirkt zunächst harmlos. Kurz eine Fahrt anmelden, nur eine Uhrzeit ändern, schnell mal nachfragen, wann das Fahrzeug kommt. Manche Gespräche dauern nur dreißig Sekunden, andere mehrere Minuten, bis Patientendaten, Zielort, Transportart, Besonderheiten und Rückfragen sauber übergeben sind. In einer gesamten Schicht wird daraus schnell ein erheblicher Anteil der Arbeitszeit!

Wenn beispielsweise 30 neue Transporte für den gleichen Tag telefonisch angemeldet werden, bei weiteren 15 Aufträgen Änderungen eingehen und 10 Einrichtungen zusätzlich nachfragen, wo ihr Transport bleibt, entstehen allein durch Besteller schon 55 Anrufe. Ohne Rückfragen der Besatzungen, ohne Sprechwünsche und ohne ungeplante Ereignisse im laufenden Betrieb. Selbst wenn manche dieser Gespräche kurz sind, nimmt diese Telefonie gebündelt gesehen in der Realität schnell zwei oder gar drei Stunden einer Schicht ein.

Zeit, in der die Disposition zwar Informationen entgegennimmt, aber kaum konzentriert planen, umplanen oder auf die Dynamik des Tages reagieren kann. Hier liegt einer der zentralen Schmerzpunkte vieler Leitstellen: Nicht die einzelne Bestellung ist das Problem, sondern die Masse an kleinen Kommunikationsschleifen, die sich über den Tag aufbauen.

Viele Anrufe sind keine Entscheidung, sondern Informationsübergabe

Natürlich gibt es Situationen, die am Telefon richtig aufgehoben sind. Komplexe Fälle, unklare Lagen, sensible Rücksprachen oder kurzfristige Entscheidungen müssen direkt besprochen werden können. Daran soll sich nichts ändern. Ein großer Teil der Telefonie im Krankentransport besteht jedoch nicht aus komplexer Abstimmung, sondern aus einfachen Informationsübergaben.

„Der Schlüssel liegt bei den Nachbarn.“

„Der Patient ist noch nicht bereit.“

„Die Rückfahrt wird doch benötigt.“

„Der Zugang ist nur über den Hintereingang möglich.“

„Bitte Infektionskennzeichnung ergänzen.“

„Die Abholung verschiebt sich um 20 Minuten.“

Für solche Informationen ist ein Telefonat oft ein langsamer und störanfälliger Weg. Jemand muss anrufen, jemand muss rangehen, die Information muss verstanden, notiert, dem richtigen Auftrag zugeordnet und gegebenenfalls weitergegeben werden. Wenn die Disposition gerade in einem anderen Gespräch steckt, entsteht zusätzlich Wartezeit für alle Beteiligten

Mit coderis sollen genau diese einfachen, wiederkehrenden Informationen nicht mehr zwangsläufig über das Telefon laufen müssen. Sie sollen dort landen, wo sie gebraucht werden: direkt am jeweiligen Transportauftrag.

Webanmeldung: weniger Bestellanrufe, weniger Rückfragen

Der erste große Effekt entsteht bei der Anmeldung des Transports.

Über die Webanmeldung können teilnehmende Einrichtungen Krankentransporte selbst erfassen: Patientendaten, Abhol- und Zielort, Wunschzeit, Transportart, Rückfahrt, Serienfahrt und weitere relevante Angaben werden strukturiert aufgenommen und direkt in den Prozess übergeben.

Dabei geht es nicht darum, ein Telefonat lediglich durch ein digitales Formular zu ersetzen. Die Webanmeldung enthält Validierungen, Zeitlogik und eine Verfügbarkeitsprüfung. Ein Transport wird also nicht einfach blind eingetragen, sondern bereits bei der Anmeldung im Kontext von Auslastung, Ressourcen und möglichen Zeitfenstern bewertet. Dadurch werden unrealistische Erwartungen reduziert, weil nicht von vornherein eine Transportzeit versprochen wird, die der Betrieb voraussichtlich nicht leisten kann.

Gerade im Krankentransport ist das wichtig. Wer einen Auftrag telefonisch entgegennimmt, muss oft schon während des Gesprächs einschätzen, ob der Wunsch realistisch ist, welche Alternative möglich wäre und ob wichtige Angaben fehlen. In der Webanmeldung werden viele dieser Punkte früher strukturiert abgefragt und eingeordnet. Das reduziert nicht nur den ursprünglichen Bestellanruf. Es verhindert auch Rückfragen, die später entstehen würden, weil Angaben fehlen, Zeiten nicht passen oder Rückfahrten unklar sind.

Das Buchungssystem und die genaue Wirkungsweise der Verfügbarkeitsprüfung werden wir in einem eigenen Blogbeitrag noch näher erklären.

Serienfahrten statt Fax und Einzelabstimmung

Besonders deutlich wird der Unterschied bei wiederkehrenden Fahrten, etwa bei Dialysen.

In manchen Leitstellen kommen Rückfahrtzeiten oder Anpassungen für solche Fahrten heute noch per Fax, telefonisch oder über andere getrennte Wege an. Das ist nicht nur zusätzlicher Aufwand, sondern auch ein kommunikativer Schwachpunkt: Informationen müssen gelesen, übertragen, zugeordnet, geändert und im Zweifel wieder telefonisch bestätigt werden.

Mit digital verwalteten Serienfahrten entsteht hier ein anderer Ablauf. Wiederkehrende Transporte können angelegt, angepasst und über einen Zeitraum verwaltet werden. Änderungen müssen nicht jedes Mal neu als Einzelinformation in die Leitstelle getragen werden. Sie werden Teil des bestehenden Auftrags- und Serienkontexts.

Gerade bei vielen wiederkehrenden Fahrten entlastet das die Disposition erheblich, weil nicht jede Anpassung wieder einen neuen Kommunikationsvorgang auslöst.

Transparenz reduziert Nachfragen

Ein weiterer großer Teil der Telefonie entsteht aus Unsicherheit. Ist der Transport aufgenommen? Wurde die Uhrzeit geändert? Ist eine Rückfahrt eingetragen? Wann kommt das Fahrzeug?

Solche Fragen entstehen besonders dann, wenn die Beteiligten auf unterschiedlichen Informationsständen arbeiten. Die Einrichtung hat eine Uhrzeit vorliegen, in der Disposition wurde inzwischen umgeplant. Eine Rückfahrt wurde einmal angekündigt, wird aber vielleicht doch nicht benötigt. Die Besatzung steht am Zielort und hat keine Zugangsinformationen, weil diese im Prozess nicht sauber mitgeführt wurde.

In solchen Situationen entstehen Anrufe da die Information an der entscheidenden Stelle fehlt oder nicht sichtbar ist.

Durch die Webanmeldung und den gemeinsamen Auftragskontext reduziert sich dieser Effekt. Besteller sehen ihre eigenen Aufträge, können Details selbst bearbeiten, Rückfahrten ergänzen und Serien verwalten. Sie sehen den aktuellen Stand und die geplante Ankunftszeit. Sobald ein Fahrzeug den Transport startet, wird die Ankunftszeit anhand Echtzeitrouting laufend aktualisiert.

Aus der Frage „Wo bleibt der KTW?“ wird in vielen Fällen ein Blick ins System. In der Praxis zeigt sich, dass das Telefonaufkommen dadurch bei teilnehmenden Institutionen erheblich reduziert wird.

Crew-App: Rückmeldungen aus dem Fahrzeug im laufenden Prozess

Der zweite große Kommunikationsstrang kommt aus dem Fahrzeug.

Besatzungen brauchen Informationen zum Auftrag, zum Start- oder Zielort, zu Besonderheiten oder zum weiteren Tagesverlauf. Gleichzeitig entstehen unterwegs Rückfragen, Wartezeiten, Verzögerungen oder Hinweise, die für die Disposition relevant sind.

Auch hier gilt: Nicht jede Rückmeldung braucht ein Telefonat.

Über die Crew-App sehen Besatzungen ihre Aufträge, relevante Transportinformationen und die weitere Tagesplanung. Wartezeiten, Verzögerungen oder transportbezogene Hinweise können direkt zurückgemeldet werden. Die Information landet damit nicht irgendwann nach einem Sprechwunsch im System, sondern wird früher sichtbar und kann in der weiteren Planung berücksichtigt werden. Das entlastet beide Seiten.

Transportchat: kurze Hinweise ohne Unterbrechung

Im laufenden Betrieb entstehen viele kurze Hinweise, die wichtig sind, aber kein eigenes Telefonat brauchen. Eine Einrichtung kann zum Beispiel direkt am Auftrag hinterlegen, dass der Zugang über Nachbarn geregelt ist. Genauso kann eine Besatzung der Disposition kurz mitteilen, dass eine Infektionskennzeichnung ergänzt werden muss, ohne dafür erst telefonisch durchzukommen.

Die Leitstelle kann eine kurze Rückfrage oder Information direkt am Transport platzieren, ohne dass sie irgendwo zwischen Telefonnotiz, Funkverkehr und Erinnerung verloren geht. Sie ist für die Beteiligten sichtbar, nachvollziehbar und später noch auffindbar. Aus einer losen telefonischen Information wird ein protokollierter Bestandteil des Transports.

Für die Disposition bedeutet das weniger Unterbrechung. Für die Besatzung bedeutet es weniger Warten auf einen freien Gesprächskanal. Für die Einrichtung bedeutet es, dass kleine Ergänzungen nicht erst telefonisch durchgegeben werden müssen.

Kurze Informationen bekommen damit einen kurzen Weg.

Die eigentliche Stärke liegt im Zusammenspiel

Die Webanmeldung reduziert Bestellanrufe. Der Transportchat beschleunigt kurze Hinweise. Die Crew-App bringt Rückmeldungen aus dem Fahrzeug in den laufenden Prozess. Der Webleitstand macht Planung, Änderungen und Auswirkungen sichtbar. Jede dieser Funktionen hilft für sich genommen. Ein noch größerer Nutzen entsteht jedoch aus dem Zusammenspiel.

Wenn eine Einrichtung einen Transport strukturiert anmeldet, die Disposition auf dieser Grundlage plant, die Besatzung dieselben auftragsbezogenen Informationen sieht und Rückmeldungen wieder in denselben Prozess zurücklaufen, entsteht ein gemeinsamer Informationsstand. Genau dadurch werden viele Anrufe nicht nur schneller ersetzt, sondern entstehen gar nicht erst.

Das ist der Unterschied zwischen einzelnen digitalen Hilfsmitteln und einem zusammenhängenden System. Es geht nicht darum, mehr Bildschirme in die Leitstelle zu bringen. Es geht darum, weniger lose Informationswege zu haben.